Njerëz të organizuar

A e keni parë se si disa njerëz janë aq të organizuar, janë shumë të qetë, asnjëherë nuk duken të stresuar dhe gjithmonë i kryejnë punët me kohë, bile shpesh disa ditë para afatit të përcaktuar? A nuk do të doje edhe ti të ishe i tillë? Mund të duket e pamundur, por këta njerëz i kanë disa shprehi të cilave iu përmbahen e falë tyre janë të tillë. Edhe ti mund të jesh njëri prej tyre nëse i mëson dhe i praktikon këto shprehi. Ndiqi disa hapa të thjeshtë për çdo ditë nga pak deri sa të të bëhen edhe ty shprehi dhe ke për të parë se nuk është edhe aq vështirë të jesh i organizuar. Ato janë:

Përcakto rutinën ditore – dhe respektoje

Kur ke obligime të shumta ditore, si në shtëpi me bashkëshortin/ën e me fëmijët, me familjarët e me miqtë, ashtu edhe në punë me kolegët, me shefat e me vartësit, është pak e vështirë t’i menaxhosh të gjitha. E si i bëhet këtij halli? Përgjigja është se njerëzit e organizuar e përcaktojnë një rutinë, kjo rutinë fillon qysh në mëngjes. Zgjohen në kohë të duhur, lahen, vishen dhe hanë mëngjes, e kështu arrijnë në punë në kohë, me fjalë tjera ndajnë kohë për secilën detyrë që e kanë gjatë ditës, e pastaj në mbrëmje ndajnë kohë edhe për pushim dhe rekreacion. Sapo ta kesh përcaktuar këtë rutinë, pastaj do të jetë lehtë t’i përgjigjesh të gjitha obligimeve pa problem.

Në fillim të çdo dite duhet ta kesh një listë të gjërave që ke për të bërë gjatë ditës

Njerëzit e organizuar e dinë saktësisht se çfarë punësh kanë për të kryer në cilëndo ditë të javës, sepse e kanë të shënuar në listën e gjërave që kanë për t’i bërë. Kur ta bësh listën e gjërave që ke për të bërë, duke i renditur sipas prioritetit që e kanë, ia mundëson vetes të fokusohesh dhe, në fund të ditës, kur t’i kesh kryer të gjitha, do të ndihesh i përmbushur sepse ishte një ditë e suksesshme. Këtë listë mund ta mbash në telefon, në kompjuter, në lloj-lloj aplikacioni që ta mundëson këtë gjë, ose, mund ta bësh siç e kanë bërë njerëzit më parë kur s’kishte telefona e kompjuterë, e shkruan në një fletore xhepi. Njerëzit që janë tamam të organizuar e dinë disa ditë përpara cilat janë punët që kanë për t’i kryer e kjo iu jep një pamje më të qartë ditëve të tyre të ardhshme, si do të duken ato, e kështu edhe mund të bëjnë plane.

Bëje listën e prioriteteve

Më së pari bëji gjërat që duhet bërë të parat. Pasi të kesh vendosur ta bësh listën e gjërave që duhet bërë, do të jesh para dilemës se cilën ta bësh të parën. Njerëzit e organizuar e dinë se cila punë është më e rëndësishmja dhe e vendosin atë në krye të listës dhe, nuk dembelosen, nuk i zvarrisin punët, por qohen dhe i kryejnë ato. Nëse i ke dy detyra, që për nga rëndësia janë të njëjta, kryeje së pari atë detyrë që të pëlqen më pak, cilado që të jetë, hiqe qafe së pari punën më të vështirë që ke për ta bërë. E sapo ta kesh kryer atë, pjesa e mbetur e ditës bëhet më e lehtë, praktikisht veç e ke kryer pjesën më të madhe të punës.

Mos i le punët të të grumbullohen

Njerëzit e paorganizuar i lënë punët të iu grumbullohen deri në atë pikë sa më nuk janë në gjendje t’i menaxhojnë. Këtu e kam fjalën për e-mailat që t’u kanë grumbulluar pa iu përgjigjur dhe pa i lexuar, për punët që të kanë mbetur në gjysmë e që është dashur moti t’i kesh përfunduar, për aplikacionet për punë që ke dashur t’i dërgosh por që të ka ikur afati, për grumbullin e enëve të palara në lavaman. Si ia bëjnë njerëzit e organizuar që asnjëherë nuk iu grumbullohen punët? Nëse e ke lexuar më vëmendje atë që u tha më lartë, me siguri se i ke rënë në fije deri tash. Ata, ose e ndajnë një kohë për të në rutinën e tyre ditore, ose në momentin që e shohin se punët po fillojnë të grumbullohen, nxitojnë të veprojnë duke i futur në listën e gjërave që duhet kryer.

Zgjedh zgjidhjet më të thjeshta

Sa më thjeshtë aq më mirë. Mos shko me zgjidhje të komplikuar nëse zgjidhja e thjeshtë do ta kryej punë po aq mirë sa e komplikuara. Mos i fut 50 faqe në prezantimin tënd, nëse e njëjta informatë mund të përcillet me vetëm tri faqe, dhe mos e harxho një orë për ta prezantuar nëse mund ta prezantosh brenda pesë minutave. Mos i harxho 100 euro nëse edhe me 10 euro mund të kryesh punë, dhe mos cakto takim nëse mund të kryesh punë me vetëm një e-mail.

Cakto përkujtues

Askush nuk ka kujtesën e përsosur, edhe ata me kujtesën më të fortë do të harrojnë eventualisht ndonjë punë që është dashur ta bëjnë, sidomos kur duhet marrë me shumë gjëra gjatë ditës. Njerëzit e organizuar e dinë se nuk e kanë kujtesën e përsosur prandaj edhe caktojnë alarme dhe përkujtues. E si i përcakton alarmet e përkujtuesit? S’është me rëndësi, mund të jetë çfarëdo: alarm në telefon, shënime ngjitëse në tavolinë ose në frigorifer, me rëndësi, nëse i premton dikujt se do ta thërrasësh në ora 2:15 fiks, mbaj shënim dhe vendose diku ku mund ta shohësh.

Vendos çdo gjë në vendin e vet

Është një thënie “li vend për gjithçka, dhe li gjithçka në vendin e vet”. Njerëzit e organizuar betohen me këtë fjali, edhe pse mund të mos i përdorin fjalët e njëjta! Pavarësisht se a është fjala për çorapet e tua në dollap, apo veglat në garazh, apo dosja ku i mban dokumentet në të cilat ke punuar në kompjuter, gjithçka e ka vendin e vet. Kështu do të jesh në gjendje ta gjesh më lehtë kurdo që do të kesh nevojë për të, dhe pasi të kesh kryer punë, do të dish ku ta lësh, e jo të bësh rrëmujë. Mbaje mend, rrëmuja është e keqe; jo vetëm që humb kohë duke lypur gjërat, por sipas një hulumtimi, rrëmuja të bën me stres dhe të humbë produktivitetin.

Mbaji afër gjërat e nevojshme

Ato veglat që sapo i përmendëm, që i përdorë vetëm dy herë në vit, ato e kanë vendin e vet në garazh, larg syve. Por, gjërat për të cilat ke nevojë dhe që i përdorë për çdo ditë, duhet t’i kesh gjithnjë afër vetës, për të mos humbur kohë “shko e kthehu” deri tek dollapi pesë herë në ditë. Nëse lapsi e letra të duhen rregullisht, mbaje afër, nëse del nga shtëpia dhe ta merr mendja që bateria e telefonit nuk do të zgjasë, merre mbushësin me vete. Kjo është mënyrë e lehtë për t’i njohur njerëzit e paorganizuar, ata që gjithnjë të kërkojnë një laps e një letër ose një mbushës telefoni. Dhe personi që e ka gjithmonë me vete mbushësin. Po, ky është ai i organizuari.

Rregullisht mirëmbaji gjërat

Me fjalë tjera mos prit që problemi të ndodh e pastaj ta rregullosh atë. Mos prit derisa kompjuteri të ndalet çdo pesë minuta e pastaj ta qosh te mjeshtri. Mos prit deri sa të shtjerrën rrobat e të prishen e pastaj të shkosh t’i blesh të rejat. Kjo vlen edhe për shëndetin dhe kontrollin shëndetësor, mos prit deri sa të ballafaqohesh me ndonjë problem serioz shëndetësor e pastaj të fillosh të kujdesesh për shëndetin. Përfundimisht, njerëzit e organizuar i parashohin problemet potenciale, prandaj e kontrollojnë kompjuterin e vet paraprakisht, prandaj edhe kujtohen ta marrin mbushësin e telefonit me vete, prandaj edhe bëjnë kontrolle mjekësore të kohëpaskohshme.

Lirohu nga vendimet e përditshme që të humbin kohën

Kjo është diçka që duhet ta kesh parasysh nëse të ndodh që për çdo ditë të humbësh kohë deri sa t’i biesh në fije se ku do të shkosh, apo çfarë do të hash për drekë. Bëje një plan të ushqimit dhe kështu nuk do të humbësh gjithë atë kohë dhe do të kursesh edhe para. Një shembull i mirë i lirimit nga vendimet që të humbin kohë është Mark Zuckerberg dhe gardëroba e tij. Ai veshë vetëm bluza të zeza në mënyrë që të mos humbë kohë derisa të vendos se çka do të veshë në mëngjes. Me gjasë nuk ke nevojë të shkosh në këtë ekstrem. Me rëndësi është që, çfarëdo zgjedhje që mendon se vazhdimisht është duke të humbur kohë deri sa të marrësh një vendim, gjeje një mënyrë për ta zgjidhur me shpejtë.

Mëso si të vlerësosh se sa kohë të merr një detyrë

Në këtë pikë shumica e njerëzve janë të dobët. Kur dikush vonohet për të pesëqindën herë, sikur iu del një flamur i kuq e iu valëvitet mbi kokë duke i treguar botës se sa i paorganizuar është. E kem fjalën për kolegun që thotë se do ta dorëzojë punën të hënën, por edhe tri ditë më vonë puna ende nuk është kryer, ose për atë shokun që thotë “për 10 minuta vij aty” por, edhe gjysmë ore më vonë ai as që shihet gjëkundi. Njerëzit e organizuar e vlerësojnë realisht se sa kohë do t’iu duhet për ta kryer një punë, kështu edhe arrijnë t’i kryejnë ato brenda afatit. Nëse tani për tani e ke problem të bësh një vlerësim të drejtë, me pak mund, mund të përmirësohesh. Sa herë që nisesh ta bësh një punë, ndalu për një moment dhe mendo se sa kohë të është dashur herën e kaluar për ta kryer një punë të ngjashme. Bëhu realist dhe jepi vetës pak kohë shtesë, për çdo rast, për devijim, kështu do ta kryesh punën me kohë, e përveç kësaj, do të të dal zëri se njerëzit mund të llogarisin në ty dhe se nuk do të mbetesh prapa tërë kohën.

Mos i lë detyrat në gjysmë

Ja edhe një arsye pse njerëzit e paorganizuar përfundojnë me një grumbull detyrash të pakryera. I kanë nisur shumë punë njëherësh, por, ose janë dorëzuar në gjysmë të rrugës ose i kanë lënë për një ditë tjetër. Njerëzit e organizuar i rrinë gati detyrave deri kur ato të jenë përfunduar. Dalin nga puna me kënaqësinë se punët janë kryer si duhet, dhe sigurisht, me qetësinë e mendjes që vjen pasi t’i kesh kryer një mori punësh si dhe me listë të pastër të gjërave që duhet bërë.

Filtroji gjërat e parëndësishme

Këtu duhet të jemi të kujdesshëm sidomos kur vazhdimisht “bombardohemi” me mesazhe, thirrje telefonike dhe çdo lloj njoftimi në celular apo kompjuter. Njerëzit e paorganizuar kanë më shumë gjasë shpërqendrimi me secilin njoftim që iu vjen, pavarësisht se sa urgjent dhe i rëndësishëm të jetë apo të mos jetë njoftimi. Dhe pastaj, pasi t’i ketë shpërqendruar pajisja e tyre, gjasat janë se ata do të vazhdojnë të merren me të, duke shfletuar facebook-un. Edhe njerëzit e organizuar marrin njoftime të parëndësishme ose jo urgjente, por thjeshtë i rezistojnë nxitjes për t’u shpërqendruar. Nëse njoftimi është i rëndësishëm por mund të pres për më vonë, ata mbajnë shënim se do të merren me të më vonë. Kjo për arsye se ata e dinë se sa është e rëndësishme ta përfundosh detyrën, dhe se kur janë në detyrë i bllokojnë gjërat që nuk janë të rëndësishme në atë kohë.

Mësohu si të lirohesh nga stresi

Pavarësisht se sa jemi të aftë të përqendrohemi në punë, të gjithë kemi nevojë për pauza, rregullisht. Ato na ndihmojnë t’i “rimbushim bateritë”, të shohim mozaikun në mirë pasi që jemi marrë gjatë me detajet dhe na mundësojnë që të përqendrohemi përsëri. Njerëzit e organizuar e dinë si ta bëjnë këtë e gjithashtu dinë si mos ta lënë që pauza të stërzgjatet. Edhe diçka tjetër që bëjnë njerëzit e organizuar; ata i japin vetës shpërblime për detyrat e kryera; shpërblimi mund të jetë p.sh. pauza, ose mund të jetë ndonjë ushqim i preferuar ose ndonjë film. Kur ia paracaktoni vetës një shpërblim, i jepni vetës motiv për ta kryer detyrën. Ju kujtohet kur thamë se nuk duhet lënë detyrat në gjysmë? Kur e dini se po ju pret shpërblimi, kjo do t’ju jap një shtytje shtesë për ta kryer detyrën.

Mbaj mendësi optimiste

Njerëzit e organizuar priren të kenë mendësi optimiste. Ajo i bën të ndihen se mund t’i kryejnë punët, ua jep atë ndjesinë “qohu e nisja” zgjidhi problemet. Nuk është patjetër që të lindësh me një mendësi të tillë, ajo është një zgjedhje që e bën secili për vete, dhe kjo është gjëja më e mirë, sepse e fuqizon vetveten. Kur ndihesh pozitiv dhe beson se mund t’i bësh gjërat, kjo lloj mendësie të ndihmon të arrish t’i bësh dhe, kur të arrish, do të besosh në vetvete edhe më shumë, si dhe të fuqizohet të menduarit pozitiv. Kështu që, besoji vetes se mund t’ia arrish dhe mbajte atë mendësi optimiste.

Mos u bë perfeksionist

Kjo fjalë, e ka fjalën ‘perfeksion’ në të, kështu që, të jesh perfeksionist me siguri është gjë e mirë, apo jo? Epo, në shumicën e rasteve, jo, jo aspak! Kjo prirje perfeksioniste do të ta vrasë produktivitetin, për shkak të saj do të harxhosh tepër kohë me punë që nuk janë të nevojshme, për ta bërë çdo detaj të punës sa më mirë që të jetë e mundur, kur shpesh detajet, thjeshtë, nuk qojnë peshë. Nëse nuk ke dëgjuar asnjëherë për Parimin e Paretos, tani është koha që të mësosh për të. Është vërejtur një dukuri se 80% e rezultateve të punës vijnë prej 20% të përpjekjeve që ia kushtuar një pune. E çka sa i përket pjesës tjetër prej 80% të përpjekjeve që i ke bërë? Epo, kjo do t’i shtojë vlerë vetëm 20%-shit të fundit të rezultateve të punës. Me fjalë tjera sa më shumë kohë që harxhon për t’i ndrequr detajet, aq më pak vlerë do të marrësh nga ajo. Prandaj duhet të mësosh kur të ndalesh së punuari dhe ta llogaritësh punën që e ke bërë të përfunduar. Kështu që, mos u bë perfeksionist, dije kur puna që e ke bërë është mjaftueshëm e mirë dhe, vazhdo me punën tjetër.