Si të jeni më produktiv në punë

“Si të jeni më produktiv në punë?”, është një pyetje që shqetëson punëdhënësit dhe të punësuarit në tërë globin. Pavarësisht se ku punon dhe çfarë pune bën, secili është në kërkim të një rruge se si të rris produktivitetin.

Për këtë temë kanë folur shumë personalitete që merren me problemet organizative duke dhënë kështu teori të ndryshme.

Produktivitet do të thotë arritja e rezultateve më të mira në një kohë sa më të shkurtë, duke u lënë më shumë kohë të lirë të merreni me punë të tjera apo të shfrytëzoni atë me familje dhe shoqëri.

Kjo nënkupton që të punoni me mend, në vend që të angazhoheni më shumë. Kjo mund të arrihet duke shmangur disa procese penguese dhe angazhimi në punët konkrete.

Produktiviteti më së miri arrihet duke shikuar se si e kryen punën aktualisht, pastaj duke identifikuar vështirësitë, të metat, dhe pengesat, e pastaj duke gjetur mënyra se si të përmirësohen ato.

 

Nëntë rregulla se si të bëheni më produktiv në punë

1. Mos u angazho në shumë punë njëkohësisht

Hulumtimet tregojnë që angazhimi në më shumë se një detyrë në të njëjtën kohë, mund t’u kushton shumë në produktivitet, dhe kalimi nga një punë në tjetrën mund t’u kushtoj deri në 40% të kohës. Kjo ndodhë për shkak se ju nuk do të mund të fokusoheni dhe të koncentroheni në një punë të caktuar për shkak të këtij kalimi nga njëra detyrë në tjetrën.

Nëse keni për të kryer shumë detyra, atëherë përcaktoni prioritetet duke i dhënë secilës detyrë kohë të mjaftueshme. Kjo u mundëson që së pari të fokusoheni në atë detyrë që është më urgjente, duke u ndarë kohë të mjaftueshme edhe detyrave të tjera.

 

2. Fikni njoftimet në celular

Fikja e njoftimeve gjatë orarit të punës, u ndihmon të shmangni kontrollimin e celularit tuaj gjatë gjithë kohës.

E njëjta vlen edhe për kompjuterin tuaj nëse keni qasje në rrjetat sociale.

Një ide shumë e mirë do të ishte të dilnit komplet nga rrjetat sociale gjatë kohës sa jeni në detyrë, ashtu që kur të lindë nevoja të kontrolli ato, mund të hezitoni të hapni llogaritë aty.

 

3. Menaxho pengesat

Ekzistojnë disa pengesa të cilat nuk mund t’u shmangeni assesi, të tilla si – kur menaxheri u kërkon diçka urgjentisht apo kur ndonjë kolegë u kërkon ndihmë.

Në përgjithësi, ju mund të jeni më proaktiv dhe të informoni njerëzit rreth jush që keni nevojë të fokusoheni, ashtu që të mos u pengojnë.

Nëse jeni në prag të përfundimit të afatit, tregojuni kolegëve që keni nevojë të koncentroheni dhe se do ta vlerësonit shumë sikur të mos u pengonin për momentin, apo të punoni nga shtëpia – nëse kjo do të ishte e mundur.

 

4. Gëlltit bretkosën

Është një thënie e famshme nga Mark Twain, ku thuhet “nëse detyra e juaj është të gëlltitësh një bretkosë, atëherë gëlltite atë që në mëngjes. Dhe nëse ke për detyrë t’i gëlltitësh dy bretkosa, atëherë gëlltite fillimisht atë që është më e madhe.”

Kjo ka kuptimin që ju duhet fillimisht t’i përfundoni punët më të vështira dhe më urgjente, edhe nëse kjo nuk u pëlqen. Po ashtu nëse u jepet mundësia, në fillim përfundoni ato detyra që nuk u pëlqejnë, që pastaj punët e tjera tu vijnë si ëmbëlsira pas ushqimit.

 

5. Shkurto takimet

Takimet mund të marrin shumë kohë, e cila kohë mund të shfrytëzohet për diçka më të dobishme.

Fillimisht duhet pritur secilin, pastaj duhet pritur derisa të përfundojnë takimet joformale, e tek pastaj të fillohet me takimin formal.

Gjatë takimit, nganjëherë, mund të kalojnë me orë të tëra duke shoshitur diçka të vogël dhe jo shumë relevante.

Një zgjidhje alternative do të ishte të mos mbahen takime fare. Do të befasoheni se sa shumë gjëra mund të rregulloni me një e-mail të vetëm apo gjatë një telefonate.

Kjo nuk duhet kuptuar që vërtetë të mos organizohen takime fare, fare. Ka raste kur takimet ballë për ballë janë të domosdoshme. Vetëm sigurohuni që të shqyrtoni opsionet fillimisht – a është i domosdoshëm një takim i tillë apo jo.

Nëse bëhet fjalë për ndarje informatash, atëherë një e-mail i vetëm mund të jetë zgjidhja; mirëpo nëse duhet të diskutohet një çështje dhe të gjendet ndonjë zgjidhje, atëherë një mbledhje do të ishte e domosdoshme. Nëse është kjo e fundit, ruani fokusin, dhe shkurtoni kohën. Një mbledhje 30 minutëshe do të ishte më se e mjaftueshme për të ruajtur fokusin dhe interesimin.

 

6. Përdor mjetet

Përdorimi i mjeteve të duhura është vendimtare, pasi që thuhet se: ‘ju jeni të mirë aq sa keni mjete në dispozicion’. Jo vetëm që do të kryeni detyrat në mënyrën më të mirë, por ato edhe mund të trajektojnë proceset. Proceset në fjalë janë esenciale për një biznes, pasi ato menaxhojnë detyrat, mbajnë të punësuarit të bashkuar, dhe ruajnë të dhënat e kompanisë.

Nëse jeni menaxher apo keni biznes tuajin, sigurohuni që ekipi juaj ka mjetet e nevojshme për kryerjen e detyrave.

Apo nëse jeni i punësuar dhe mendoni që mjetet që posedoni nuk janë adekuatet, njoftoni për këtë menaxherët tuaj. Një lider i mirë e kupton rëndësinë e të pasurit të mjeteve adekuate dhe se si ndikon kjo tek produktiviteti i punëtorëve.

Disa nga mjetet që mund të përdorni për:

Komunikim

• Slack – për biseda në ekip dhe për bashkëpunim
• Samepage – për video-konferenca
• Zendesk – për shërbime ndaj klientit.

Menaxhim të punëve

• Zenkit – për bashkëpunim në punë dhe në projekte
• Wunderlist – për listë të detyrave

 

7. Krasit dhe Organizo

Një ambient i rrëmujshëm mund të limitoi aftësitë tuaja për përqendrim. Sipas hulumtuesve, rrëmuja fizike mund të ndikoj negativisht në aftësinë tuaj për përqendrim dhe për pranim të informatave. Për këtë arsye është shumë e rëndësishme të mbani një ambient të rregulluar dhe të organizuar të punës.

Të pasurit e një ambienti të organizuar po ashtu u siguron që të dini ku t’i gjeni artikujt, veglat, apo dokumentet kur u nevojiten ato. Sipas një studimi të kryer në SHBA, një punëtor mund të humbë mesatarisht deri në një javë në vit duke kërkuar gjërat të cilat i ka lënë në vendin e gabuar.

 

8. Merr pushim

Pushimi me rregull është esencial për ruajtjen e produktivitetit në punë. Të qëndruarit e gjatë ulur para kompjuterit mund të qoj deri tek probleme serioze shëndetësore si sëmundje të zemrës, diabet, dhe mbipeshë.

Sikurse tek shëndeti fizik, po ashtu edhe për shëndetin mendor dhe atë emocional pushimi është i domosdoshëm. Kjo pasi edhe truri është sikurse edhe muskujt e tjerë, sa më shumë të punoi pa pushim, aq më shumë dërmohet.

Sigurimi që ju me të vërtetë bëni pushim mund t’u mbroj nga vuajtjet e lodhjeve gjatë marrjes së vendimeve. Përveç kësaj, pushimi i mjaftueshëm u ndihmon në rritjen e kreativitetit.

 

9. Pi Ujë

Edhe pse e dimë që duhet, shumë lehtë mund të harrojmë të pimë ujë në sasi të mjaftueshme gjatë orarit të punës.

Shumë prej nesh i drejtohen çajit apo kafes që të ruajmë nivelin e kafeinës. Megjithatë, sikurse që është e rëndësishme të bëjmë pushim, pirja e ujit në sasi të mjaftueshme është esenciale për të mirëmbajtur nivelin e produktivitetit në punë. Është e thjesht dhe e dobishme.

Mos pirja e ujit në sasi të mjaftueshme,  mund të çoi në dehidrim, në lodhje, dhimbje koke, dhe mbipeshë.

Një mënyrë e mirë të evitoni këtë, është të mbani një shihe me ujë pran tavolinës së punës e cila po ashtu mund t’u shërbej si përkujtues që të pini ujë në mënyrë të vazhdueshme.

Nëse filloni të keni bezdi shijen e ujit, i shtoni atij pak fruta si limon, pjeshkë, ose tranguj që t’i jepni shije.

 

Në fund të fundit, këto nëntë rregulla për shtim të produktivitetit në punë nuk janë e gjitha, dhe ju apo kompania ku punoni mund të ketë rregulla edhe më të mira.

Megjithatë, kjo është diçka që mund të perceptohet ndryshe varësisht nga puna dhe ambienti i punës së caktuar.

Këto nëntë rregulla themelore mund të shërbejnë si bazë e mirë për cilindo që e gjen vetën të nënshtruar ndaj shkëputjes dhe hutimit gjatë orarit të punës, dhe kërkon mënyra për të kapërcyer këtë gjendje.

Duhet kujtuar që ndryshimet nuk mund të ndodhin brenda natës, kështu që filloni me pak dhe të jeni të vazhdueshëm.